Creo que manejar nuestro dinero de manera eficiente y que alcance para todo lo que tenemos que pagar, todo lo que queremos o tenemos que comprar y todo lo que nos gustaría hacer, es un reto que nos acompaña constantemente.

Para casi nadie es un misterio, que una de las formulas más simples del éxito financiero, consiste en hacer uso inteligente de tus ingresos, de manera que cada mes logres cubrir tus necesidades, y además te sobre un remanente con el cual puedas invertir, o ahorrar para alguna meta.

Expense Manager

Diagrama de torta por categorías

Si tu eres de aquellos que desea controlar sus gastos y llevar una estadística de a donde se está yendo la mayor parte de tu dinero cada mes, existen muchas alternativas, como llevar tu propia hoja de cálculo donde registres todos tus gastos, o un cuaderno de notas, o una aplicación que te ayude en este tarea. Hoy me gustaría hablar de Expense Manager, una App para Android que empecé a usar hace ya casi un año, con el objetivo de tener un conocimiento más claro de la cantidad de dinero que gasto en los principales rubros de la casa. Es importante aclarar que Apps de este tipo existen muchas en Android y también en iOS, así que los principios que voy a mencionar a continuación a pesar de ser específicos para Expense Manager, aplican igualmente para cualquier tipo de App de este tipo, pues la filosofía va a ser la misma. Así que sin más preámbulos vamos a ver qué pasos se deben seguir para hacer un buen control de tus gastos, por medio de una App como Expense Manager.

Primero: Crear categorías

Con Expense Manager, el trabajo de llevar un control de tus finanzas personales se hace muy fácil. Básicamente al aplicación se enfoca en generar una serie de reportes de tus gastos conforme a lo que vas registrando. Por lo tanto, para comenzar, lo primero que se debe definir es las categorías en las cuales deseas llevar un control de tus gatos, por ejemplo podrías crear categorías como las siguientes:

  • Servicios públicos
  • Mercado
  • Entretenimiento
  • Prestamos – Créditos – Tarjetas
  • Salud
  • Transporte
  • Arriendo
  • Otros <– ten cuidado con esta
Expense Manager categorias

La categorías que se creen se ven al registrar un gasto

Es importante que crees tantas categorías como consideres, sin irte al extremo de crear muchas pues se te va a complicar luego entender donde se va tu dinero teniendo tantas categorías. Por otro lado es igualmente contraproducente crear muy pocas categorías, por que se escondería el verdadero objetivo de la App, que es ver cual categoría es la que te ocupa mayor parte de tu presupuesto. Una recomendación mía es que a pesar de que a veces es útil crear una categoría que se llame “otros” donde registrarás todos los gastos que no caben en ninguna de las anteriores, hagas poco uso de ella, pues al final esta categoría tiende a esconder los posibles gastos sospechosos que se llevan tu dinero o a mezclar gastos no relacionados que no te darán ninguna información o tendencia. Yo diría que si al final de un mes, la categoría “otros” es la que mayor parte de tus ingresos se lleva, es porque definitivamente estas clasificando mal los gastos que registras en la aplicación.

Segundo: Armar el presupuesto

Luego de que estas conforme con las categorías que has creado (ten en cuenta que no son fijas, es decir puedes cambiarlas siempre que lo necesites más adelante), lo siguiente que debes hacer con Expense Manager, es fijar un presupuesto mensual para cada una de ellas, es decir, cuanto esperas gastar al mes en cada uno de estos rubros, o al menos en los más significativos.

Este paso aunque es opcional, para mi es crucial, y aunque puede pasarte que al principio no tengas muy claro los valores que debes poner como presupuesto en cada categoría, es importante que los consideres por lo menos como un reto inicial. Luego con el tiempo puedes ir mejorando estos presupuestos, conforme veas si eres capaz o no de cumplirlos.

Expense Manager categorías

Presupuesto por categorías vs gastos

La ventaja de configurar un buen presupuesto (que sea realista claro), está en que la aplicación te va a estar comparando en todo momento, como van tus gastos por cada categoría con respecto a tu presupuesto. En mi opinión éste es uno de los puntos más útiles que tiene Expense manager, pues si durante el mes ves que ya estas a punto de pasarte en tu presupuesto, por ejemplo para “entretenimiento” o para “trasporte” entonces vas a controlar o moderar tus gastos en estas categorías, cosa que de otra manera no tendrías presente.

De manera alternativa, Expense Manager te permite armar un plan de ingresos frecuentes. Es decir, si tu eres empleado y tu sueldo llega cada mes partido en 2 quincenas siempre los mismo días del mes o te pagan un arrendamiento en una fecha específica cada mes, entonces puedes dejar este ingreso programado en la App para que tu no lo tengas que registrar. El control de los ingresos en Expense manager es opcional, pues su objetivo es controlar los gastos. sin embargo, si tu registras tus ingresos, la aplicación va a hacer un comparativo mensual entre el dinero que te ganas y el dinero que gastas, lo cual resulta muy útil también para entender si estas dejando un saldo cada mes, o estas gastando más de lo que ganas en algunos meses.

Expense Manager

resumen general ingresos vs gastos

Tercero: ser perseverante

Luego que tienes definidas tus categorías, y tu presupuesto mensual, lo siguiente y más importante es, claro está, ir registrando cada gasto que realices en el momento en que ocurre. Aquí es donde la perseverancia entra en juego, pues si tú no registras todos tus gastos cada que estos ocurren, entonces la App no tendrá manera de entregarte los reportes completos (por lo que, si dejas de registrar gastos, el único que se engaña eres tú mismo). En mi experiencia, me ha resultado fácil hacerme al hábito de que siempre que saco mi billetera para pagar algo o que realizo un pago por Internet, abro inmediatamente la App y registro el gasto. Pues es muy común que uno quiera registrarlo más tarde y termine olvidándose. La forma de registrar un gasto es muy simple; solo colocas el valor gastado, la categoría a la que aplica, la fecha en la que ocurrió el gasto, y una nota para luego recordar de qué se trataba el gasto. Por ejemplo en la categoría de “trasporte”, podrías registrar un gasto con una nota como “gasolina del vehículo” u otro como “cambio de aceite del motor” y así.

Expense Manager

pantalla de registro de una gasto

Expense Manager

histórico detallado de gastos

Cuarto: Analizar los informes

Finalmente, cuando ya ha pasado por lo menos un mes, llegara el momento de analizar la información recolectada. Y es aquí donde todo el esfuerzo paga sus frutos. Por medio de los reportes que Expense Manager te entrega (o cualquier App que llegues a usar) te vas a poder enterar, cual es esa categoría que más te está costando cada mes, o encontrar alguna tendencia en tus gastos a los largo del tiempo. Algunas gráficas o reportes que ofrece al aplicación son:

  • Resumen: Es un gráfico general que muestra tu ingreso total de lo que va del mes vs tu gasto total de lo que va del mes, para obtener un dato rápido de cuanto me queda de dinero o si por el contrario ya me pase. Igualmente te da un detalle del gato global por cada categoría.
  • Historial: Es el listado completo de los gastos que has registrado desde que iniciaste con la aplicación. Aquí tienes toda tu historia de gastos.
  • Presupuesto: es la pantalla que compara tu gasto por categoría del mes actual, vs el presupuesto que te fijaste.
  • Distribución: es un diagrama de torta, donde puedes ver más gráficamente, cual categoría en el mes actual se ha llevado el mayor % de tus gastos.
  • Rendimiento mensual: Esta gráfica analiza todo el histórico desde que iniciaste a registrar tus gastos, de manera que puedas ver como se han comportado en cada mes tus gatos. ¿se mantienen parejos? ¿están subiendo? ¿he logrado reducir mis gastos?
  • Rendimiento diario: Si crees que hay días a la semana que te cuestan más que otros, esta gráfica te ayudara a ver en la última semana, cual fue el día que más gastos genero.
Expense Manager resumen historico

resumen de toda la historia de gastos

Expense Manager

Resumen de gasto diario

Otros trucos de Expense Manager

Algunas acciones que puedes realizar con Expense Manager u otras Apps similares, y que pueden resultar de mucha utilidad son:

  • Realiza un backup recurrente: Cada tanto es bueno hacer un backup de tus datos. Expense Manager, pe permite generar un archivo que te puedes mandar por correo, o subirlo a algún servicio en la nube como Drop-Box.
  • Exporta tus datos para verlos en Excel: Si eres de los que ama el Excel, tienes la oportunidad de exportar todo tu historial de gastos de la App para hacer en Excel toda clase de informes o gráficos que se te ocurran para analizar tus finanzas personales.
  • Coloca un pin de bloqueo a la App. Recuerda que la información que aquí se muestra es de carácter confidencial, así que protege el acceso a esta App con una contraseña.

A continuación dejo el enlace para descargar la App

Ausgaben Manager
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